Les vacances arrivent à grand pas. C’est la pause estivale, et vous quittez le bureau quelques jours. Vous aurez peu ou pas accès à vos emails. Il convient donc de rédiger un message d’absence, pour que vos interlocuteurs soient prévenus que vous n’êtes pas derrière votre ordinateur.
Ce message doit être soigné, car il sera le premier point de contact entre votre entreprise et vos clients/prospects/partenaires. Votre image doit rester professionnelle.
Voici nos quelques astuces pour rédiger un message d’absence :
– les règles de courtoisie évidentes mais toujours bonnes à répéter :
1. remercier la personne qui vous a envoyé un email
2. spécifier vos dates d’absence, et la date de votre retour au bureau. La date de retour est une notion qui peut paraître évidente, mais nous avons tous reçu des messages d’absence qui ne le mentionnaient pas !
3. proposer le nom et le contact d’un collaborateur, qui pourra prendre le relai. Tous les emails que vous recevez ne sont pas d’une urgence capitale, mais il est important de proposer une alternative au « je suis en vacances, vous devrez patienter 3 semaines pour avoir une réponse » 🙂 Cela sera rassurant pour votre interlocuteur.
Évitez de donner votre numéro de portable personnel. Les vacances servent aussi à décrocher. Si vous êtes constamment dérangé lors de vos congés, vous aurez du mal à revenir reposé !
4. la formule de politesse qui conclura votre email. Le message d’absence est bien une réponse, même si elle est automatique. N’oublions pas les bons réflexes.
– quelques recommandations pour créer le message d’absence idéal :
1. adaptez votre message à votre cible
2. soyons précis, clair, et concis. Votre interlocuteur ne prendra pas la peine de lire un énorme pâté.
3. présentez votre message dans une autre langue, suivant vos interlocuteurs.
4. dosez l’originalité et le contenu personnel de votre message. Gardez à l’esprit que tous vos interlocuteurs qui vous écriront recevront ce message, aussi bien que vos collègues de l’open space, que vos supérieurs ou vos clients.
Le bon message d’absence, c’est ceci :
« Bonjour,
Je vous remercie pour votre message.
Je suis actuellement en congés , du 1er au 17 août, et n’ai pas accès à mes emails.
Je répondrai à votre message à mon retour, le lundi 18 août.
Pour toute urgence, merci de prendre contact avec mon collaborateur Pierre Paul Jean, pierre@pauljean.com ou 06 XX XX XX XX.
Cordialement,
(Signature) »